Verträge transparent steuern und Administrationsaufwand reduzieren
Dezentrale Vertragsablagen, fehlende Fristenkontrolle und unnötige Medienbrüche
Viele Unternehmen verwalten Verträge dezentral in Dateiablagen, E-Mail-Postfächern oder Fachabteilungen. Dadurch entstehen Medienbrüche, fehlende Transparenz und unnötige Risiken. Mit einer standardisierten Lösung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint schaffen Sie eine zentrale Vertragsakte, transparente Prozesse und eine verlässliche Fristenkontrolle - ohne eine zusätzliche Insellösung aufzubauen.
HENRICHSEN4it begleitet Unternehmen dabei von der Analyse und Prozessstrukturierung über die Integration in Microsoft 365 und SharePoint bis zur Anbindung bestehender Systeme. Dazu gehören klare Informationsarchitektur, Berechtigungs- und Governance-Konzepte, Workflow-Automatisierung sowie laufende Unterstützung für stabile, transparente und administrationsarme Vertragsprozesse.
Unternehmen, die uns vertrauen
Verträge sicher steuern und den administrativen Aufwand reduzieren
Bündeln Sie Verträge, Dokumente und relevante Informationen in einer strukturierten SharePoint-basierten Ablage und schaffen Sie Transparenz für alle Beteiligten.
Wichtige Termine, Verlängerungen und Kündigungsoptionen werden nachvollziehbar überwacht, damit Verantwortliche rechtzeitig handeln können.
Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse lassen sich digital steuern und nachvollziehbar dokumentieren.
Verträge können nachvollziehbar archiviert und Governance- sowie Compliance-Anforderungen in Microsoft 365 unterstützt werden.
Verträge werden dort verwaltet, wo Ihre Mitarbeitenden bereits arbeiten. Bestehende Microsoft-365-Strukturen können weiter genutzt werden, wodurch Schulungs- und Administrationsaufwand reduziert werden.
Das können Sie von uns erwarten
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Ein Vertragsmanagement auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint bündelt Verträge, Dokumente, Fristen und Genehmigungsprozesse an einem zentralen Ort. Verträge können über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden - von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung. Gleichzeitig bleiben bekannte Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und Power BI anschlussfähig.
Fristen und Vertragslaufzeiten können automatisch überwacht werden. Verantwortliche Personen erhalten rechtzeitig Hinweise zu Terminen, Verlängerungen oder Kündigungsoptionen. Dadurch sinkt das Risiko, wichtige Fristen zu übersehen oder Verträge ungewollt zu verlängern.
Ja. Vertragsfreigaben und Genehmigungen können digital abgebildet werden. Freigaben können regelbasiert oder ad hoc erfolgen, Aufgaben werden Verantwortlichen zugewiesen und der Bearbeitungsstand bleibt nachvollziehbar.
Ja. Das Vertragsmanagement wurde für den Einsatz in Microsoft 365 entwickelt und nutzt SharePoint als zentrale Plattform. Dadurch entstehen keine isolierten Datensilos und bestehende Governance- sowie Sicherheitskonzepte können weiter genutzt werden.
Mit geeigneten Governance- und Archivierungsfunktionen können Verträge GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden. Shareflex Contract nutzt dabei Funktionen von Microsoft 365 und Microsoft Purview, um Aufbewahrungsfristen, unveränderbare Speicherung und Compliance-Anforderungen zu unterstützen.