QM-Dokumente normenkonform verwalten, freigeben und in Microsoft 365 bereitstellen
Workflowgestützte Dokumentenlenkung für QM-Dokumente - integriert in SharePoint und Microsoft 365.
Qualitätsmanagement lebt von nachvollziehbaren Prozessen und aktuellen Dokumenten. Gleichzeitig möchten Unternehmen keine zusätzliche Systemlandschaft für die Dokumentenlenkung betreiben. Mit einer Lösung auf Basis von SharePoint und Microsoft 365 integrieren Sie QM-Prozesse in Ihre bestehende digitale Arbeitsumgebung.
HENRICHSEN4it begleitet Unternehmen dabei von der Analyse und Prozessstrukturierung über die Integration in Microsoft 365 und SharePoint bis zur Umsetzung von Informationsarchitektur, Berechtigungs- und Governance-Konzepten, Workflow-Automatisierung sowie laufender Unterstützung für stabile, transparente und administrationsarme Dokumentenprozesse.
Unternehmen, die uns vertrauen
QM-Dokumente sicher steuern und Administrationsaufwand reduzieren
Auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint lassen sich workflowgestützte, normenkonforme Dokumentenprozesse mit mehrstufigen, konfigurierbaren Freigaben abbilden.
Der Lebenszyklus eines QM-Dokuments wird von der Ersterstellung über Veröffentlichung und Revisionierung bis zum Zurückziehen vollständig abgebildet.
Mitarbeitende finden Dokumente über Metadaten- und Volltextsuche, grafische Prozesslandkarten, Favoriten und Filter.
Dokumentversionen sowie Prüf-, Freigabe- und Workflowinformationen können archiviert und mit Microsoft-365-Funktionen langzeitsicher aufbewahrt werden.
Die Dokumentenlenkung nutzt vorhandene Microsoft-365-Strukturen und integriert sich in bestehende Prozesse, Berechtigungen und Arbeitsweisen. Dadurch sinken Betriebs- und Administrationsaufwand.
Das können Sie von uns erwarten
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Die Dokumentenlenkung unterstützt workflowgestützte, normenkonforme Prozesse für QM-relevante Dokumente. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung, Freigabe, Archivierung und Reporting - integriert in Microsoft 365 und SharePoint.
QM-Dokumente können über Metadaten- bzw. Volltextsuche oder über eine Prozesslandkarte gesucht werden. Zusätzlich unterstützen Favoriten- und Filterfunktionen den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente.
Mehrstufige und konfigurierbare Freigabeprozesse können unterstützt werden. Im Standard sind unter anderem Workflows für Kenntnisnahme mit Lesebestätigung, neue Dokumentanträge, Revisionierung, Zurückziehen gültiger Dokumente und Wiedervorlage abgelaufener Dokumente vorgesehen.
Die Historie aller Versionen, Workflows und Aufgaben wird dokumentiert. Zusätzlich wird ein Änderungsprotokoll geführt, in dem Datenänderungen mit altem und neuem Wert nachvollziehbar gegenübergestellt werden.
Die Archivierung umfasst nicht nur das freigegebene Dokument, sondern auch Prüf- und Freigabeinformationen, Workflowinformationen sowie ungültige und zurückgezogene Dokumente. Die langzeitsichere Aufbewahrung kann mit Microsoft-365-Funktionen hergestellt werden.
Ja. QMB-Prozesse sowie die Suche und Anzeige freigegebener Dokumente lassen sich direkt in Microsoft Teams integrieren, sodass die Anwendung in der gewohnten Arbeitsumgebung genutzt werden kann.